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Nexpense

Contrôle d'accès

Contrôle des membres par code QR

Cette personne est-elle membre, et a-t-elle payé ? Scannez sa carte QR avec n'importe quel téléphone et sachez-le en une seconde, sans liste imprimée ni tableur.

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  • Tout téléphone ou tablette
  • Cotisation en direct
  • Aucun matériel spécial
Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est payée

La question posée à chaque entrée

Événements réservés aux membres, entraînements, buvette du club, assemblée générale : tôt ou tard, quelqu'un doit décider qui entre. Comparer des noms à une liste imprimée est lent et gênant, et cela n'indique jamais si la personne a payé cette saison.

Le contrôle par QR transforme cette décision en un scan. Le membre présente son code, le bénévole pointe un téléphone dessus et la réponse s'affiche à l'écran.

Comment fonctionne le scan

Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est payée

  1. Ouvrir Scanner la carte

    Sur n'importe quel téléphone ou tablette, connecté en tant que membre de l'équipe ayant accès à l'espace membres.

  2. Diriger la caméra vers le code

    La caméra arrière est utilisée lorsqu'elle est disponible. Le code peut se trouver sur un écran de téléphone, une capture d'écran ou un pass Apple Wallet.

  3. Lire le résultat

    Nom, statut et état de la cotisation de la période ouverte s'affichent en moins d'une seconde.

Ce que montre le résultat du scan

Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est impayée
  • Le nom et le statut du membre, par exemple actif ou inactif.
  • Payé ou Impayé pour la période financière ouverte, même si le bénévole n'a pas accès à la comptabilité.
  • L'adresse e-mail, le numéro de téléphone et la date d'adhésion.
  • Un lien vers le profil complet du membre.
  • Une liste « scannés récemment » pour la session en cours, pour qu'une entrée très fréquentée ne perde jamais le fil. Elle n'existe que dans le navigateur, n'est jamais enregistrée et disparaît au rechargement de la page.

Où les clubs utilisent le contrôle par QR

  • Événements réservés aux membres

    Vérifiez que les invités sont des membres en règle avant qu'ils entrent à un tournoi, une fête ou un atelier.

  • Assemblée générale

    Contrôlez qu'un votant est un membre actif à jour de cotisation avant de lui remettre un bulletin.

  • Entraînements et installations

    Vérifiez l'adhésion à la salle, au terrain ou au club-house sans liste papier à l'entrée.

  • Bénévoles à l'entrée

    Donnez aux bénévoles un compte d'équipe limité à l'accès aux membres, pour qu'ils scannent sans voir la comptabilité.

Une routine simple pour le jour de l'événement

Un bon contrôle d'entrée est surtout une question de préparation. Quelques minutes en amont suffisent pour que la file avance bien à l'ouverture des portes.

  1. La veille

    Ouvrez la liste des membres et vérifiez les filtres. Assurez-vous que les membres actifs sont marqués comme actifs et que les cotisations reçues sont enregistrées comme terminées, car les statuts déterminent ce que signale le scanner.

  2. Avant l'ouverture des portes

    Connectez-vous sur chaque téléphone d'entrée, ouvrez une fois Scanner la carte et autorisez la caméra. Gardez l'écran allumé avec la luminosité haute et testez avec votre propre carte.

  3. À l'entrée

    Demandez aux invités d'ouvrir leur carte pendant qu'ils font la queue. Les bénévoles scannent, lisent le résultat et laissent entrer la personne, ou l'envoient vers un collègue.

  4. Après coup

    La liste des scans récents reste disponible tant que la page est ouverte. Elle disparaît volontairement au rechargement : notez donc ce que vous souhaitez conserver.

Que faire quand un scan dit non

Un scan ne fait que rapporter ce que dit votre registre : la plupart des problèmes ont donc une solution simple. Convenez de votre règle à l'avance pour que les bénévoles n'aient jamais à improviser à l'entrée.

  • Impayé. Orientez le membre vers vos coordonnées de paiement, ou laissez le trésorier enregistrer un paiement effectué aujourd'hui. Le scanner l'affiche dès que l'écriture est marquée comme terminée.
  • Statut inactif ou en attente. L'adhésion a pu expirer ou avoir été demandée récemment. Un membre du comité disposant du droit d'écriture peut examiner le profil et modifier le statut.
  • Carte non reconnue. Demandez au membre de recharger la page de sa carte tout en étant connecté. Si cela ne suffit pas, recherchez son nom dans la liste des membres.
  • Pas de réseau. Le scanner a besoin d'une connexion sur le téléphone de l'équipe. Gardez une liste imprimée des membres à jour de cotisation en secours pour les lieux mal couverts.

Ce qu'il vous faut

Un téléphone ou une tablette avec caméra et navigateur, une connexion internet et un compte d'équipe ayant accès à l'espace membres. Les navigateurs n'autorisent la caméra que sur des connexions sécurisées, ce que Nexpense utilise partout, et demandent une fois la permission. Les membres ont besoin de leur carte numérique : soit la page du portail, soit un pass dans Apple Wallet.

Comme chaque scan est consulté en direct, l'appareil de l'équipe a besoin d'une connexion. Il n'existe pas de mode hors ligne.

La sécurité dès la conception

Le code ne contient aucune donnée personnelle, seulement un identifiant opaque. Chaque consultation est vérifiée par rapport aux autorisations du membre de l'équipe et limitée pour éviter les abus. De plus, seuls les membres connectés, actifs et vérifiés peuvent ouvrir la page de leur carte. En savoir plus sur la carte de membre numérique.

Questions fréquentes

Faut-il un scanner dédié ?

Non. Tout téléphone ou toute tablette récente dotée d'une caméra convient.

Les bénévoles qui ne sont pas au comité peuvent-ils scanner les cartes ?

Oui. Donnez-leur un compte d'équipe avec accès à l'espace membres. Ils peuvent scanner sans voir la comptabilité.

Cela fonctionne-t-il si un membre montre une capture d'écran ?

Oui, le code est permanent. Le nom affiché dans le résultat vous dit tout de suite s'il s'agit de la bonne personne.

Sachez qui se trouve à l'entrée

Lancez l'essai gratuit, ajoutez un membre et scannez votre première carte dès aujourd'hui.

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