Pour les Clubs des Jeunes et clubs de jeunesse

Logiciel de gestion pour Clubs des Jeunes

Fêtes, feux de joie, concerts et un stand à la kermesse : un Club des Jeunes vit de ses événements. Nexpense garde la liste des membres, les inscriptions et la caisse en ordre, pour que le comité consacre son temps à la prochaine soirée plutôt qu'au prochain tableur.

Essayer gratuitement 7 jours Voir les tarifs

Événements avec inscription et liste d'attente
Des comptes que chacun comprend
Passation entre comités

Ce que demande vraiment un club de jeunes

Un club de jeunes est animé par de jeunes bénévoles pour les jeunes d'un village ou d'une commune. Le programme est rythmé par des temps forts, de la fête d'été au concert d'hiver, et entre-temps le comité fait vivre le groupe. Certains terminent l'école, partent étudier ailleurs ou entrent dans la vie active, et tous les quelques années une nouvelle génération récupère les clés du local.

Ce rythme use un tableur et un groupe de discussion. Qui est membre cette année ? Qui a payé ? Combien la dernière fête a-t-elle vraiment rapporté, et où est le justificatif de la sono ? Nexpense offre au club un endroit commun pour ces réponses, qui appartient au club et non à la personne qui l'a configuré un jour. Le panorama de la gestion des membres détaille tout ce qui est inclus.

Une liste de membres toujours à jour

Page d'adhésion publique d'un cercle étudiant

Activez votre page d'inscription publique et partagez le lien sur les réseaux sociaux, sur une affiche au local ou lors du prochain événement. Les nouveaux membres saisissent leurs coordonnées et répondent aux questions que vous choisissez. Vous décidez si les demandes sont acceptées tout de suite ou validées d'abord par le comité.

Ajoutez vos propres champs, comme la date de naissance, la localité ou le fait d'aider au montage, et choisissez lesquels figurent dans le formulaire d'inscription.
Enregistrez sans adresse les membres qui n'utilisent pas l'e-mail. Ils apparaissent dans le registre et la liste des cotisations comme les autres.
Marquez qui a payé sa cotisation annuelle et filtrez la liste en un clic avant l'assemblée générale.
Gardez les anciens membres dans le registre comme inactifs, pour ne pas perdre l'historique et sans qu'ils comptent dans votre formule.

Des événements avec une vraie inscription, pour les membres et les invités

Événement avec 16 places sur 16 occupées, une liste d'attente de 3 personnes et un lien public

Réunissez toutes vos dates dans un calendrier commun, avec une couleur pour les fêtes, les sorties, les réunions et les journées de travail. Quand un événement a un nombre de places limité, activez l'inscription, fixez la capacité et ajoutez les questions utiles, comme le choix du menu ou un besoin de covoiturage. Une fois l'événement complet, les inscriptions suivantes rejoignent une liste d'attente et la personne suivante avance automatiquement en cas de désistement.

Ouvrez la porte aux amis et aux invités

Un lien public permet aussi aux personnes qui ne sont pas membres de s'inscrire. Elles reçoivent un e-mail de confirmation avec un moyen d'annuler et apparaissent dans votre liste de participants avec la mention Externe, selon les mêmes règles de capacité que les membres.

Chaque calendrier dispose aussi d'un lien d'abonnement, pour que les membres suivent vos dates dans l'application de calendrier de leur téléphone.

Une trésorerie que tout le comité peut lire

Page de comptabilité avec les totaux des recettes et des dépenses et un tableau d'écritures

Créez une période comptable pour chaque année, avec un solde de départ, et enregistrez chaque transaction dans une catégorie : cotisations, vente de billets, recettes du bar, sponsoring et subventions, ou son et lumière, location, assurance et matériel. Joignez le justificatif en PDF ou en photo à la transaction, pour que personne ne cherche une facture des mois plus tard.

Suivez le résultat de chaque événement en enregistrant ses recettes et ses frais dans la même catégorie, pour voir ensuite ce qu'une fête a vraiment rapporté.
Donnez au trésorier l'accès en écriture, pendant que le reste du comité suit les chiffres.
Téléchargez un récapitulatif PDF de la période pour votre assemblée générale, votre commune ou un sponsor qui demande où est passé l'argent.

Nexpense est un outil de comptabilité, pas une caisse : il ne gère ni le stock du bar ni les paiements au comptoir. Vous saisissez les recettes après coup, ce dont vos comptes ont justement besoin. Plus de détails dans notre guide pour suivre les cotisations.

Une clé pour chaque rôle et une passation propre

Tableau des accès de l'équipe avec les autorisations par module pour chaque membre

Donnez à la présidente l'accès complet, au trésorier l'écriture dans la comptabilité, à la responsable des événements la maîtrise du calendrier et aux bénévoles de l'entrée uniquement le scanner. Quand le comité change, ajustez les rôles en une minute. Le registre, les comptes et le calendrier restent au club, et personne ne doit partager un mot de passe ni transmettre un ordinateur.

Soirées réservées aux membres et contrôle rapide à l'entrée

Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est payée

Les membres présentent leur carte de membre numérique depuis leur portail ou l'ajoutent à Apple Wallet. Lors d'une soirée réservée aux membres, un bénévole scanne le code QR avec son téléphone et voit aussitôt si la personne est membre actif et si sa cotisation est payée. Voir le contrôle par code QR.

Dire la même chose à tout le monde, en même temps

Envoyez un e-mail à tous les membres actifs, à un groupe choisi ou à toutes les personnes inscrites à l'événement de samedi : l'appel aux bénévoles, les nouveaux horaires ou le rappel d'amener un ami. Les prénoms sont insérés automatiquement, chaque message contient un lien de désinscription et vous gardez l'historique. L'équipe et les membres choisissent leur langue, français, allemand ou anglais, et le portail comme les e-mails suivent.

Votre première semaine avec Nexpense

Enregistrer le club
Créez l'association, confirmez votre e-mail et renseignez vos données de facturation, pour que l'essai gratuit puisse devenir une facture le moment venu.
Ajouter vos membres
Saisissez les membres actuels et activez la page d'inscription pour les nouveaux, avec seulement les questions dont vous avez vraiment besoin.
Planifier le prochain événement
Créez-le dans le calendrier, fixez la capacité et partagez le lien dans votre groupe de discussion et sur les réseaux sociaux.
Inviter le comité
Donnez au trésorier, à la responsable des événements et à l'équipe d'entrée l'accès dont ils ont besoin, et rien de plus.

Questions fréquentes

Nexpense est-il fait pour les Clubs des Jeunes ?

Nexpense est développé au Luxembourg pour les associations animées par des bénévoles, et un club de jeunes a précisément les besoins qu'il couvre : une liste de membres, des événements avec inscription, des comptes simples et un comité qui change. Toutes les fonctions sont incluses dans chaque formule.

Quel est le coût pour un petit club ?

La formule Starter couvre jusqu'à 50 membres actifs pour un prix annuel fixe et inclut toutes les fonctions. Commencez par l'essai gratuit de 7 jours, sans carte bancaire.

Peut-on vendre des billets ou encaisser au bar avec Nexpense ?

Pas via Nexpense. Vous enregistrez les recettes des billets et du bar comme des transactions, et la liste des membres montre qui a payé sa cotisation. Il n'y a ni caisse ni gestion de stock.

Peut-on ajouter des membres sans adresse e-mail ?

Oui. L'équipe peut enregistrer un membre sans adresse e-mail, et il apparaît dans le registre et la liste des cotisations comme les autres.

Plus de temps pour la fête, moins pour la paperasse

Configurez votre club en quelques minutes et réunissez le prochain événement, la liste des membres et les comptes au même endroit.

Essayer gratuitement

7 jours gratuits · Sans carte bancaire