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Nexpense

Check-in

QR-Code-Check-in und Mitgliedsprüfung

Ist diese Person Mitglied, und hat sie bezahlt? Scannen Sie den QR-Code der Karte mit jedem Smartphone und wissen Sie es in einer Sekunde, ohne gedruckte Liste und ohne Tabelle.

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  • Jedes Smartphone oder Tablet
  • Beitragsstatus live
  • Keine Spezialhardware
Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag bezahlt

Die Frage an jedem Eingang

Veranstaltungen nur für Mitglieder, Trainings, die Vereinsgaststätte, die Mitgliederversammlung: Früher oder später muss jemand entscheiden, wer hineindarf. Namen mit einer gedruckten Liste abzugleichen ist langsam und unangenehm, und es verrät nie, ob die Person in dieser Saison bezahlt hat.

Der QR-Check-in macht aus dieser Entscheidung einen Scan. Das Mitglied zeigt seinen Code, der Helfer hält ein Smartphone davor, und die Antwort erscheint auf dem Bildschirm.

So funktioniert das Scannen

Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag bezahlt

  1. Karte scannen öffnen

    Auf jedem Smartphone oder Tablet, angemeldet als Teammitglied mit Zugriff auf den Mitgliederbereich.

  2. Kamera auf den Code richten

    Wenn möglich wird die Rückkamera verwendet. Der Code kann auf dem Smartphone-Bildschirm, in einem Screenshot oder in einem Apple-Wallet-Pass stehen.

  3. Ergebnis ablesen

    Name, Status und Beitragsstatus der offenen Periode erscheinen innerhalb einer Sekunde.

Was das Scan-Ergebnis zeigt

Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag unbezahlt
  • Name und Status des Mitglieds, zum Beispiel aktiv oder inaktiv.
  • Bezahlt oder Unbezahlt für die offene Finanzperiode, auch wenn der Helfer keinen Zugriff auf die Buchhaltung hat.
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Eintrittsdatum.
  • Ein Link zum vollständigen Mitgliedsprofil.
  • Eine Liste „Zuletzt gescannt“ für die laufende Sitzung, damit an einem vollen Eingang nichts untergeht. Sie liegt nur im Browser, wird nie gespeichert und verschwindet beim Neuladen der Seite.

Wo Vereine den QR-Check-in einsetzen

  • Veranstaltungen nur für Mitglieder

    Prüfen Sie, dass Gäste Mitglieder in gutem Stand sind, bevor sie zu Turnier, Fest oder Workshop eintreten.

  • Mitgliederversammlung

    Stellen Sie fest, dass Stimmberechtigte aktive Mitglieder mit bezahltem Beitrag sind, bevor Sie einen Stimmzettel ausgeben.

  • Training und Anlagen

    Prüfen Sie die Mitgliedschaft an Halle, Platz oder Vereinsheim ohne Papierliste am Eingang.

  • Helfer am Eingang

    Geben Sie Helfern ein Teamkonto nur mit Zugriff auf Mitglieder, damit sie scannen können, ohne die Buchhaltung zu sehen.

Ein einfacher Ablauf für den Veranstaltungstag

Gutes Einchecken ist vor allem Vorbereitung. Ein paar Minuten vorab sorgen dafür, dass die Schlange reibungslos läuft, wenn sich die Türen öffnen.

  1. Am Vortag

    Öffnen Sie die Mitgliederliste und prüfen Sie die Filter. Stellen Sie sicher, dass aktive Mitglieder als aktiv markiert und bisher eingegangene Beiträge als erledigt gebucht sind, denn die Status bestimmen, was der Scanner meldet.

  2. Vor dem Einlass

    Melden Sie sich auf jedem Smartphone am Eingang an, öffnen Sie einmal Karte scannen und erlauben Sie die Kamera. Lassen Sie den Bildschirm an, stellen Sie die Helligkeit hoch und testen Sie mit Ihrer eigenen Karte.

  3. Am Eingang

    Bitten Sie Gäste, ihre Karte schon beim Anstehen zu öffnen. Helfer scannen, lesen das Ergebnis und lassen die Person durch oder verweisen sie an einen Kollegen.

  4. Danach

    Die Liste der zuletzt gescannten Mitglieder ist verfügbar, solange die Seite geöffnet bleibt. Beim Neuladen verschwindet sie absichtlich, notieren Sie also, was Sie behalten möchten.

Was tun, wenn ein Scan „Nein“ sagt

Ein Scan zeigt nur, was Ihr Register enthält, daher haben die meisten Probleme eine einfache Lösung. Legen Sie Ihr Vorgehen vorher fest, damit Helfer am Eingang nicht improvisieren müssen.

  • Unbezahlt. Weisen Sie das Mitglied auf Ihre Zahlungsangaben hin, oder lassen Sie die Kassenwartin eine heute erfolgte Zahlung buchen. Der Scanner zeigt sie, sobald die Buchung als erledigt markiert ist.
  • Inaktiv oder ausstehend. Die Mitgliedschaft kann abgelaufen sein oder erst kürzlich beantragt worden. Ein Vorstandsmitglied mit Schreibrecht prüft das Profil und ändert den Status.
  • Karte nicht erkannt. Bitten Sie das Mitglied, die Kartenseite im angemeldeten Zustand neu zu laden. Hilft das nicht, suchen Sie den Namen in der Mitgliederliste.
  • Kein Empfang. Der Scanner braucht eine Verbindung am Smartphone des Teams. Halten Sie für Orte mit schlechtem Empfang eine gedruckte Liste der Mitglieder mit bezahltem Beitrag bereit.

Was Sie brauchen

Ein Smartphone oder Tablet mit Kamera und Browser, eine Internetverbindung und ein Teamkonto mit Zugriff auf den Mitgliederbereich. Browser erlauben den Kamerazugriff nur über sichere Verbindungen, die Nexpense überall nutzt, und fragen einmal nach Erlaubnis. Mitglieder brauchen ihre digitale Karte: entweder die Seite im Portal oder einen Pass in Apple Wallet.

Weil jeder Scan live nachgeschlagen wird, braucht das Gerät des Teams eine Verbindung. Einen Offline-Modus gibt es nicht.

Sicherheit von Grund auf

Der Code enthält keine personenbezogenen Daten, nur eine anonyme Kennung. Jede Abfrage wird gegen die Rechte des Teammitglieds geprüft und ist begrenzt, um Missbrauch zu verhindern. Außerdem können nur angemeldete, aktive und bestätigte Mitglieder überhaupt ihre Kartenseite öffnen. Mehr zur digitalen Mitgliedskarte.

Häufige Fragen

Brauchen wir einen eigenen Scanner?

Nein. Jedes moderne Smartphone oder Tablet mit Kamera genügt.

Können Helfer, die nicht im Vorstand sind, Karten scannen?

Ja. Geben Sie ihnen ein Teamkonto mit Zugriff auf den Mitgliederbereich. Sie können scannen, ohne die Buchhaltung zu sehen.

Funktioniert es, wenn ein Mitglied einen Screenshot zeigt?

Ja, der Code ist dauerhaft. Der Name im Ergebnis zeigt sofort, ob es die richtige Person ist.

Wissen, wer am Eingang steht

Starten Sie die Testphase, legen Sie ein Mitglied an und scannen Sie noch heute Ihre erste Karte.

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