Gestion des membres

Logiciel de gestion des membres pour associations

Nexpense réunit au même endroit le registre des membres, les cotisations, les événements, les e-mails et les cartes de membre numériques. Il est conçu pour les associations, clubs et organisations à but non lucratif gérés par des bénévoles, qui ont dépassé le stade des tableurs.

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7 jours gratuits
Sans carte bancaire
Hébergé en Europe

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des membres ?

Un logiciel de gestion des membres est un système partagé qui rassemble tout ce qui concerne vos membres en un lieu fiable, pour que le comité ne dépende plus du tableur d'une seule personne.

La plupart des associations démarrent de la même façon : une liste de membres dans un tableur, un trésorier avec son propre fichier bancaire, les inscriptions aux événements dans un groupe de discussion et une pile de cartes imprimées dans un tiroir. Cela fonctionne jusqu'à ce que la personne qui entretient tout change de rôle, qu'un membre demande s'il a bien payé ou que le comité ait besoin d'un chiffre pour l'assemblée générale.

Un système de gestion remplace ces éléments dispersés par un registre unique, que tout le comité peut utiliser avec le bon niveau d'accès. Il enregistre qui sont vos membres, si leur cotisation est payée, à quels événements ils participent et comment les joindre. Un bon outil redonne aussi quelque chose aux membres : un espace pour mettre à jour leurs données et une carte qui prouve leur appartenance.

Ce que couvre Nexpense

Tableau de bord Nexpense avec membres actifs, recettes et dépenses du mois et solde net

Un registre des membres auquel tout le comité fait confiance

Ajoutez les membres un par un ou laissez les personnes s'inscrire via votre propre page d'adhésion publique. Chaque profil contient les coordonnées, le statut, la date d'adhésion et les attributs que vous définissez, comme l'équipe, la taille de maillot ou la faculté. Recherchez et filtrez en quelques secondes, et choisissez les colonnes à afficher.

Des cotisations sans relances interminables

Enregistrez les recettes et les dépenses par période financière et liez le paiement d'une cotisation au membre concerné. La liste des membres montre alors qui a payé et qui ne l'a pas fait, avec un filtre pour les cotisations ouvertes. Pour en savoir plus, voir la comptabilité et le suivi des cotisations et notre guide pour suivre les cotisations.

Événements, inscriptions et listes d'attente

Planifiez entraînements, tournois, réunions et fêtes dans des calendriers partagés. Fixez une capacité et la liste d'attente se remplit toute seule, dans l'ordre. Un lien public permet aussi aux invités qui ne sont pas membres de s'inscrire.

Des e-mails qui atteignent les bonnes personnes

Envoyez des e-mails personnalisés à un groupe de membres, ou à toutes les personnes inscrites à un événement. Les prénoms sont insérés automatiquement, chaque message contient un lien de désinscription et vous voyez exactement ce qui a été remis.

Des cartes de membre numériques

Chaque membre reçoit dans son portail une carte QR qui n'expire jamais, ainsi qu'un pass Apple Wallet facultatif. Votre équipe la scanne avec un téléphone et voit le statut et la cotisation en une seconde. Voir la carte de membre numérique, la carte Apple Wallet et le contrôle par code QR.

Comment garder les cotisations sous contrôle

Le suivi des cotisations est l'endroit où les tableurs s'effondrent. Dans Nexpense, une cotisation n'est pas une case que quelqu'un pense à cocher : c'est une vraie écriture de recette dans une catégorie que vous avez marquée comme cotisation, liée au membre et datée dans une période financière.

La liste des membres affiche Payé ou Impayé pour la période choisie, ainsi qu'une barre de progression du type « 27 sur 36 payés ».
Un clic suffit pour n'afficher que les membres dont la cotisation est ouverte, prêts à être relancés par e-mail.
À l'entrée, une carte scannée indique le statut de la cotisation de la période ouverte, même pour les bénévoles qui n'ont pas accès à la comptabilité.
En fin d'année, vous téléchargez un résumé PDF des recettes et des dépenses par catégorie pour votre rapport annuel.

Nexpense enregistre les paiements, il ne les encaisse pas en ligne. Vos membres continuent de payer par virement ou en espèces comme aujourd'hui, et votre trésorier enregistre le paiement une seule fois.

Conçu pour des comités qui changent chaque année

Tableau des accès de l'équipe avec les autorisations par module pour chaque membre

Les comités bénévoles se renouvellent. Le logiciel doit être compréhensible dès le premier jour et sûr quand les rôles changent. Avec Nexpense, vous invitez autant de membres de l'équipe que nécessaire et donnez à chacun exactement l'accès requis : membres, comptabilité et calendrier peuvent chacun être sans accès, en lecture ou en écriture, et quelques personnes gèrent l'équipe.

Le trésorier voit les comptes, la responsable des événements voit le calendrier, un bénévole à l'entrée ne voit que le scanner. Quand quelqu'un quitte le comité, vous retirez son accès en un clic et rien d'autre ne change. Les nouvelles associations reçoivent aussi une courte liste de démarrage sur le tableau de bord, pour que la première soirée serve à ajouter des membres plutôt qu'à chercher des menus.

Vos membres ont aussi un portail

Accueil du portail membre avec statut d'adhésion et événements à venir

Les membres se connectent à leur propre portail pour tenir leurs données à jour, consulter le calendrier, s'inscrire aux événements et présenter leur carte numérique. Chaque association a sa propre page de connexion et ses propres mots de passe de membres, et le portail existe en français, en allemand et en anglais.

Cela supprime une quantité surprenante d'administration : changements d'adresse, questions sur les événements et demandes de type « pouvez-vous me renvoyer mon justificatif d'adhésion ? » passent du comité au membre.

Confidentialité, hébergement et confiance

Nexpense est conçu, développé et accompagné au Luxembourg par NexClass. Le traitement principal a lieu dans l'Espace économique européen et nous concevons le produit pour le RGPD : les données de chaque association sont isolées de celles des autres, les membres peuvent se désinscrire des envois en un lien et un accord de sous-traitance fait partie de l'inscription. Vous pouvez supprimer définitivement votre association et toutes ses données à tout moment.

Comment choisir un logiciel de gestion des membres

Quel que soit l'outil étudié, testez-le avec les questions que votre comité se pose réellement.

Un bénévole peu technique peut-il l'utiliser dès le premier jour ? Faites passer l'essai gratuit par la personne qui s'en servira le plus.
Relie-t-il les cotisations aux membres ? Une liste de cotisations séparée de la liste des membres n'est qu'un tableur de plus.
Pouvez-vous contrôler qui voit quoi ? Trésorier, coordinatrice et bénévoles à l'entrée ont besoin d'accès différents.
Gère-t-il les événements et les e-mails ? Moins d'outils, c'est moins d'endroits où les données des membres deviennent obsolètes.
Que reçoivent les membres ? Un portail et une carte numérique allègent votre travail et rendent l'adhésion tangible.
Où sont hébergées les données, et pouvez-vous partir ? Cherchez un hébergement dans l'UE, un accord de sous-traitance et un moyen de tout supprimer.
Le prix est-il prévisible ? Un tarif annuel par membres actifs, toutes fonctionnalités incluses, se budgète facilement.

Questions fréquentes

À qui s'adresse Nexpense ?

Aux associations de toutes sortes comptant jusqu'à 500 membres actifs : cercles étudiants, clubs sportifs, organisations à but non lucratif, sociétés culturelles et groupes de quartier. Les organisations plus grandes peuvent nous contacter.

Toutes les formules incluent-elles toutes les fonctionnalités ?

Oui. Les formules ne diffèrent que par le nombre de membres actifs et d'e-mails envoyés par mois. Voir la page des tarifs.

Les membres peuvent-ils payer leur cotisation en ligne ?

Pas via Nexpense. Vous enregistrez les paiements reçus par virement ou en espèces, et la liste des membres se met à jour automatiquement.

Comment démarrer ?

Créez votre association, ajoutez vos premiers membres et invitez votre équipe. L'essai Starter de 7 jours ne demande pas de carte bancaire.

Remplacez le tableur dès cette saison

Créez votre association en quelques minutes, invitez votre comité et ajoutez vos premiers membres dès aujourd'hui.

Essayer gratuitement

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