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Guide · Cartes de membre

Comment numériser les cartes de membre de votre club

Les cartes en papier se perdent et celles en plastique coûtent de l'argent, et aucune ne dit au bénévole de l'entrée si son titulaire a payé. Voici comment passer aux cartes numériques en un après-midi.

6 min de lectureMis à jour le

Carte de membre numérique sur un téléphone, avec un code QR et le nom du membre

Pourquoi passer au numérique ?

Une carte de membre a une seule mission : permettre à quelqu'un de prouver qu'il fait partie du groupe. Tout ce qui y est imprimé, comme le nom, la saison et le numéro de membre, n'est utile que s'il reste exact. Une carte numérique garde la preuve et supprime l'impression. Elle ne peut pas devenir obsolète, car elle ne contient qu'un code et les faits sont consultés au moment du scan.

Pour le comité, il y a trois avantages concrets : plus d'impression ni de distribution à chaque saison, plus de demandes de remplacement, et un contrôle à l'entrée qui inclut la seule chose qu'une carte imprimée ne peut pas montrer, l'état actuel de la cotisation. Pour le contexte, lisez la page sur la carte de membre numérique.

Étape 1 : décider ce que la carte doit prouver

Notez les situations dans lesquelles quelqu'un doit prouver son adhésion : un événement réservé aux membres, l'assemblée générale, un entraînement, la buvette. Pour chacune, listez ce que le bénévole doit savoir. Il s'agit généralement de trois choses : cette personne est-elle membre, est-elle active et a-t-elle payé ?

Si vous souhaitez aussi que la carte porte une photo ou un numéro de membre imprimé, dites-le dès maintenant. Une carte QR fonctionne sans ces éléments, mais certains clubs ajoutent un contrôle d'identité avec photo pour les événements très sensibles.

Étape 2 : mettre de l'ordre dans la liste des membres

Les cartes numériques reposent sur un registre fiable. Avant d'inviter qui que ce soit, consacrez une heure aux bases :

  • Vérifiez que chaque membre qui doit recevoir une carte a une adresse e-mail valide, car il se connecte au portail avec elle.
  • Définissez le bon statut : actif pour les membres actuels, inactif pour ceux qui sont partis.
  • Supprimez les doublons et corrigez les fautes de frappe évidentes.
  • Les membres sans adresse e-mail ne peuvent pas se connecter et n'auront donc pas de carte numérique. Demandez-leur une adresse, ou gardez une solution papier simple pour eux.

Étape 3 : choisir le format

Un code QR sur le téléphone du membre est la base et fonctionne sur tous les appareils. Si beaucoup de vos membres utilisent un iPhone, ajoutez Apple Wallet : le même code, mais à un geste de distance, dans une application qu'ils ouvrent déjà chaque jour. Proposez les deux et laissez les membres choisir. Les utilisateurs d'Android gardent la carte du portail, car Google Wallet n'est pas pris en charge pour le moment.

Étape 4 : amener les membres sur le portail

Carte de membre numérique sur un téléphone, avec un code QR et le nom du membre

Les membres se connectent au portail membre avec leur adresse e-mail, choisissent un mot de passe et confirment leur adresse une fois. Ensuite, la carte est à un geste de distance dans Carte membre. Envoyez les invitations par vagues si vous avez des centaines de membres, afin de répondre aux questions au fur et à mesure.

Étape 5 : équiper vos bénévoles d'entrée

Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est payée

Créez des comptes d'équipe pour les bénévoles qui vérifieront les cartes et donnez-leur l'accès à l'espace membres, rien de plus. Ils ouvrent Scanner la carte sur leur téléphone, autorisent une fois la caméra et la dirigent vers le code. Le résultat indique le nom, le statut et si la cotisation est payée. Faites un essai avec quelques membres avant votre premier événement. Le contrôle par code QR détaille la marche à suivre.

Étape 6 : l'annoncer et accompagner

On adopte une nouveauté quand elle est expliquée une fois, clairement. Envoyez une courte annonce et répétez-la avant votre premier événement. Voici un modèle à adapter :

La variable {{firstName}} est remplie automatiquement pour chaque membre par l'outil d'envoi d'e-mails.

Les pièges courants

  • Attendre la perfection. Commencez avec un événement et les membres qui ont déjà un e-mail.
  • Oublier l'autorisation de la caméra. Les navigateurs la demandent une fois ; dites aux bénévoles d'appuyer sur Autoriser.
  • Un réseau faible sur le lieu. Le scan nécessite une connexion sur le téléphone de l'équipe : testez-le là où l'événement a lieu.
  • Un statut flou. Si un membre est marqué inactif par erreur, il sera refusé. Vérifiez les statuts avant les grands événements.

Votre liste de contrôle

  1. Listez les situations où les membres doivent prouver leur adhésion.
  2. Mettez le registre en ordre : e-mails, statuts, doublons.
  3. Choisissez QR seul ou QR plus Apple Wallet.
  4. Invitez les membres sur le portail, par vagues si nécessaire.
  5. Créez des comptes de bénévoles avec accès aux membres.
  6. Faites un scan d'essai avec toute l'équipe d'entrée.
  7. Envoyez l'annonce et un rappel avant l'événement.
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