Pour les clubs sportifs

Logiciel de gestion des membres pour clubs sportifs

Des cotisations de saison et inscriptions aux entraînements aux listes d'attente de tournoi et au contrôle le jour du match, Nexpense donne à votre club un seul endroit pour tout gérer, sans tableur en vue.

Essayer gratuitement 7 jours Voir les tarifs

Suivi des cotisations par saison
Listes d'attente pour les tournois
Contrôle QR le jour du match

Ce que représente vraiment la gestion d'un club sportif

Un club sportif est à la fois une communauté et une petite entreprise. Les joueurs arrivent et partent au fil des saisons, les cotisations tombent en début d'année, les entraîneurs doivent savoir qui vient mardi et le trésorier doit savoir qui est encore redevable. Tout cela vit généralement à trois ou quatre endroits, entretenus par différents bénévoles.

Nexpense réunit ces endroits. La personne qui ajoute un nouveau joueur, le trésorier qui enregistre sa cotisation, l'entraîneur qui planifie la séance et le bénévole à l'entrée travaillent tous avec les mêmes informations à jour, chacun avec le seul accès dont il a besoin. Pour la vue d'ensemble, lisez notre présentation de la gestion des membres.

Des cotisations de saison qui se suivent toutes seules

Registre des membres avec recherche, filtres et pastilles de cotisation payée ou impayée

Créez une période financière par saison, marquez une catégorie de recettes comme cotisation et enregistrez les paiements au nom du membre. La liste des membres montre alors qui est à jour pour la saison et qui ne l'est pas, avec une barre de progression et un filtre pour les cotisations ouvertes. Le trésorier voit tout le tableau, les autres ne voient que le résultat.

Une période financière par saison, avec un solde d'ouverture et la possibilité de la clôturer en fin d'exercice.
Des catégories pour les cotisations, le parrainage, les subventions et les recettes d'événements, et pour la location du terrain, l'équipement, l'assurance et l'entraînement côté dépenses.
Des justificatifs joints à l'écriture en PDF ou en photo, pour que personne ne cherche la facture en fin d'année.
Un résumé PDF de la période pour l'assemblée générale.

Pour aller plus loin, lisez notre guide pour suivre les cotisations.

Équipes, tailles de maillot et tout ce que vous devez savoir

Tout club a des données qu'aucun formulaire standard ne prévoit : dans quelle équipe quelqu'un joue, sa taille de maillot, s'il possède une licence d'entraîneur. Avec les attributs personnalisés, vous définissez ces champs une fois, choisissez leur type (texte, nombre, choix, case à cocher, date ou fichier) et ils apparaissent dans chaque profil. Marquez un attribut « à demander aussi à l'inscription » et les nouveaux membres y répondent dès leur demande d'adhésion.

Les membres qui n'utilisent pas l'e-mail, comme les plus jeunes joueurs, peuvent être enregistrés sans adresse. Ils figurent dans le registre et dans la liste des cotisations comme tous les autres, et vous joignez leur famille comme vous le faites aujourd'hui.

Entraînements, matchs et tournois avec une vraie inscription

Événement avec 16 places sur 16 occupées, une liste d'attente de 3 personnes et un lien public

Donnez à chaque équipe son propre calendrier coloré, ou gardez-en un pour les entraînements et un pour les matchs. Quand un événement exige un décompte, activez l'inscription, fixez la capacité et ajoutez des questions comme la taille de maillot ou le régime alimentaire. Les membres s'inscrivent dans leur portail ; lorsque l'événement est complet, les inscriptions suivantes rejoignent une liste d'attente, et quand quelqu'un annule, la personne suivante passe automatiquement.

Ouvrez votre tournoi aux invités

Un lien public permet aussi aux personnes qui ne sont pas membres de s'inscrire avec leurs coordonnées, et elles reçoivent un e-mail de confirmation avec un moyen d'annuler. Elles apparaissent dans votre liste de participants avec la mention Externe, soumises aux mêmes règles de capacité que les membres.

Chaque calendrier dispose aussi d'un lien d'abonnement, pour que joueurs et parents suivent vos rencontres dans l'application de calendrier qu'ils utilisent déjà.

Contrôle le jour du match

Résultat de scan sur un téléphone : membre actif dont la cotisation est payée

Les membres présentent le code QR de leur portail ou leur pass Apple Wallet, et un bénévole à l'entrée le scanne avec son téléphone. En moins d'une seconde, l'écran indique si la personne est un membre actif et si sa cotisation est payée pour la saison en cours. Pas de liste, pas de file d'attente et aucun accès à la comptabilité nécessaire. Voir le contrôle par code QR.

Joindre les bonnes personnes, pas tout le monde

Envoyez un e-mail à tous les membres actifs, à un groupe choisi ou à toutes les personnes inscrites au tournoi du week-end prochain. Les prénoms sont insérés pour vous, chaque message contient un lien de désinscription et vous gardez l'historique des envois. Votre formule inclut un quota mensuel d'e-mails, de 300 pour Starter à 5 000 pour Pro.

Questions fréquentes

Quelle taille de club peut utiliser Nexpense ?

Les formules couvrent jusqu'à 500 membres actifs. Les membres inactifs ne comptent pas dans la limite, ce qui convient aux clubs dont l'effectif change chaque saison.

Les parents peuvent-ils inscrire leurs enfants ?

Votre page d'adhésion publique recueille les informations que vous configurez, y compris vos propres questions. Les membres sans adresse e-mail peuvent être ajoutés directement par l'équipe.

Faut-il acheter des modules supplémentaires ?

Non. Membres, comptabilité, calendrier, e-mails, portail membre et cartes numériques sont inclus dans toutes les formules.

Préparez votre club pour la nouvelle saison

Configurez votre club, ajoutez vos joueurs et suivez vos premières cotisations avant le prochain entraînement.

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