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Ratgeber · Mitgliedskarten

Mitgliedskarten Ihres Vereins digitalisieren

Papierkarten gehen verloren, Plastikkarten kosten Geld, und keine von beiden verrät dem Helfer am Eingang, ob der Inhaber bezahlt hat. So steigen Sie an einem Nachmittag auf digitale Karten um.

6 Min. LesezeitAktualisiert

Digitale Mitgliedskarte auf dem Smartphone mit QR-Code und Namen des Mitglieds

Warum digital?

Eine Mitgliedskarte hat eine Aufgabe: Menschen sollen belegen können, dass sie dazugehören. Alles, was darauf gedruckt ist, etwa Name, Saison und Mitgliedsnummer, nützt nur, solange es stimmt. Eine digitale Karte behält den Nachweis und spart das Drucken. Sie kann nicht veralten, weil sie nur einen Code enthält und die Fakten beim Scannen nachgeschlagen werden.

Für den Vorstand gibt es drei praktische Vorteile: kein Drucken und Verteilen jede Saison, keine Anfragen nach Ersatzkarten und eine Prüfung am Eingang, die das Einzige zeigt, was eine gedruckte Karte nicht kann, den aktuellen Beitragsstatus. Hintergründe finden Sie bei der digitalen Mitgliedskarte.

Schritt 1: Festlegen, was die Karte belegen muss

Notieren Sie die Situationen, in denen jemand seine Mitgliedschaft belegen muss: eine Veranstaltung nur für Mitglieder, die Mitgliederversammlung, ein Training, die Bar. Halten Sie für jede fest, was der Helfer wissen muss. Meist sind es drei Dinge: Ist diese Person Mitglied, ist sie aktiv, und hat sie bezahlt?

Wenn die Karte auch ein Foto oder eine aufgedruckte Mitgliedsnummer tragen soll, sagen Sie das jetzt. Eine QR-Karte funktioniert ohne beides, doch manche Vereine ergänzen bei sicherheitsrelevanten Veranstaltungen eine Ausweiskontrolle.

Schritt 2: Das Mitgliederregister aufräumen

Digitale Karten setzen ein verlässliches Register voraus. Bevor Sie jemanden einladen, investieren Sie eine Stunde in die Grundlagen:

  • Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied, das eine Karte bekommen soll, eine gültige E-Mail-Adresse hat, denn damit meldet es sich im Portal an.
  • Setzen Sie den richtigen Status: aktiv für aktuelle Mitglieder, inaktiv für ausgetretene.
  • Entfernen Sie Dubletten und korrigieren Sie offensichtliche Tippfehler.
  • Mitglieder ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden und haben daher keine digitale Karte. Fragen Sie nach einer Adresse, oder behalten Sie für sie eine einfache Papierlösung.

Schritt 3: Das Format wählen

Ein QR-Code auf dem Smartphone des Mitglieds ist die Grundlage und funktioniert auf jedem Gerät. Nutzen viele Ihrer Mitglieder ein iPhone, ergänzen Sie Apple Wallet: derselbe Code, aber nur einen Fingertipp entfernt, in einer App, die sie ohnehin täglich öffnen. Bieten Sie beides an und lassen Sie die Mitglieder wählen. Android-Nutzer behalten die Karte im Portal, denn Google Wallet wird derzeit nicht unterstützt.

Schritt 4: Mitglieder ins Portal bringen

Digitale Mitgliedskarte auf dem Smartphone mit QR-Code und Namen des Mitglieds

Mitglieder melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse im Mitgliederportal an, legen ein Passwort fest und bestätigen ihre Adresse einmalig. Danach ist die Karte unter Mitgliedskarte nur einen Fingertipp entfernt. Haben Sie Hunderte Mitglieder, versenden Sie die Einladungen in Wellen, damit Sie Fragen beantworten können, sobald sie auftauchen.

Schritt 5: Helfer am Eingang ausstatten

Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag bezahlt

Legen Sie Teamkonten für die Helfer an, die Karten prüfen, und geben Sie ihnen Zugriff auf den Mitgliederbereich, mehr nicht. Sie öffnen Karte scannen auf dem Smartphone, erlauben einmalig die Kamera und richten sie auf den Code. Das Ergebnis zeigt Namen, Status und ob der Beitrag bezahlt ist. Üben Sie vor der ersten Veranstaltung einmal mit ein paar Mitgliedern. Der QR-Code-Check-in erklärt die Einzelheiten.

Schritt 6: Ankündigen und begleiten

Menschen übernehmen Neues, wenn es einmal klar erklärt wird. Senden Sie eine kurze Ankündigung und wiederholen Sie sie vor Ihrer ersten Veranstaltung. Hier eine Vorlage zum Anpassen:

Die Variable {{firstName}} wird für jedes Mitglied automatisch vom Rundschreiben eingesetzt.

Typische Stolpersteine

  • Auf Perfektion warten. Beginnen Sie mit einer Veranstaltung und den Mitgliedern, die schon eine E-Mail-Adresse haben.
  • Die Kameraerlaubnis vergessen. Browser fragen einmal; sagen Sie den Helfern, dass sie „Zulassen“ tippen sollen.
  • Schwacher Empfang am Veranstaltungsort. Das Scannen braucht eine Verbindung am Smartphone des Teams, testen Sie also dort, wo die Veranstaltung stattfindet.
  • Unklarer Status. Ist ein Mitglied versehentlich inaktiv gesetzt, wird es abgewiesen. Prüfen Sie die Status vor großen Veranstaltungen.

Ihre Checkliste

  1. Notieren Sie die Situationen, in denen Mitglieder ihre Mitgliedschaft belegen müssen.
  2. Räumen Sie das Register auf: E-Mail-Adressen, Status, Dubletten.
  3. Wählen Sie nur QR oder QR plus Apple Wallet.
  4. Laden Sie Mitglieder ins Portal ein, bei Bedarf in Wellen.
  5. Legen Sie Helferkonten mit Zugriff auf Mitglieder an.
  6. Machen Sie einen Testscan mit dem ganzen Eingangsteam.
  7. Senden Sie die Ankündigung und vor der Veranstaltung eine Erinnerung.
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