Für Clubs des Jeunes und Jugendclubs

Vereinssoftware für Jugendclubs

Partys, Lagerfeuer, Konzerte und ein Stand auf der Kirmes: Ein Club des Jeunes lebt von seinen Veranstaltungen. Nexpense hält Mitgliederliste, Anmeldungen und Kasse in Ordnung, damit das Komitee seine Zeit in den nächsten Abend steckt statt in die nächste Tabelle.

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Veranstaltungen mit Anmeldung und Warteliste
Eine Kasse, die jeder versteht
Übergabe zwischen den Komitees

Was ein Jugendclub wirklich leisten muss

Ein Jugendclub wird von jungen Ehrenamtlichen für die Jugend eines Dorfes oder einer Gemeinde geführt. Das Programm besteht aus einzelnen Höhepunkten, vom Sommerfest bis zum Winterkonzert, und dazwischen hält das Komitee die Gruppe zusammen. Wer die Schule beendet, zum Studium wegzieht oder ins Berufsleben startet, gibt seinen Platz ab, und alle paar Jahre übernimmt eine neue Generation den Schlüssel zum Clubhaus.

Für Tabellen und Chatgruppen ist dieser Rhythmus anstrengend. Wer ist dieses Jahr Mitglied? Wer hat bezahlt? Was hat die letzte Party wirklich eingebracht, und wo ist der Beleg für die Tonanlage? Nexpense gibt dem Club einen gemeinsamen Ort für diese Antworten, der dem Club gehört und nicht der Person, die ihn einmal eingerichtet hat. Die Übersicht zur Mitgliederverwaltung zeigt den gesamten Funktionsumfang.

Eine Mitgliederliste, die immer aktuell ist

Öffentliche Mitgliederanmeldung eines studentischen Cercles

Schalten Sie Ihre öffentliche Anmeldeseite ein und teilen Sie den Link in sozialen Netzwerken, auf einem Plakat im Clubhaus oder bei der nächsten Veranstaltung. Neue Mitglieder geben ihre Daten ein und beantworten die Fragen, die Sie festlegen. Sie entscheiden, ob Anmeldungen sofort angenommen oder zuerst vom Komitee freigegeben werden.

Legen Sie eigene Felder an, etwa Geburtsdatum, Wohnort oder ob jemand beim Aufbau hilft, und bestimmen Sie, welche davon im Anmeldeformular abgefragt werden.
Erfassen Sie Mitglieder ohne E-Mail-Adresse einfach ohne Adresse. Sie erscheinen in Register und Beitragsliste wie alle anderen.
Markieren Sie, wer den Jahresbeitrag bezahlt hat, und filtern Sie die Liste vor der Mitgliederversammlung mit einem Klick.
Behalten Sie ehemalige Mitglieder als inaktiv im Register, damit die Geschichte nicht verloren geht und sie nicht auf Ihr Paket angerechnet werden.

Veranstaltungen mit echter Anmeldung, für Mitglieder und Gäste

Termin mit 16 von 16 vergebenen Plätzen, einer Warteliste mit 3 Personen und einem öffentlichen Link

Tragen Sie alle Termine in einen gemeinsamen Kalender ein, mit einer Farbe für Partys, Ausflüge, Sitzungen und Arbeitseinsätze. Hat eine Veranstaltung begrenzte Plätze, schalten Sie die Anmeldung ein, legen die Kapazität fest und ergänzen Fragen wie Menüwahl oder Mitfahrgelegenheit. Ist die Veranstaltung voll, landen weitere Anmeldungen auf einer Warteliste, und bei einer Absage rückt die nächste Person automatisch nach.

Öffnen Sie die Tür für Freunde und Gäste

Mit einem öffentlichen Link können sich auch Personen anmelden, die keine Mitglieder sind. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Möglichkeit zur Absage und erscheinen in Ihrer Teilnehmerliste mit dem Hinweis Extern, unter denselben Kapazitätsregeln wie Mitglieder.

Jeder Kalender hat außerdem einen Abo-Link, damit Mitglieder Ihre Termine in der Kalender-App auf ihrem Handy verfolgen können.

Eine Kasse, die das ganze Komitee lesen kann

Buchhaltung mit Summen für Einnahmen und Ausgaben und einer Buchungstabelle

Legen Sie für jedes Jahr einen Abrechnungszeitraum mit Anfangssaldo an und buchen Sie jede Transaktion unter einer Kategorie, etwa Mitgliedsbeiträge, Ticketverkauf, Einnahmen an der Theke, Sponsoring und Zuschüsse oder Ton und Licht, Miete, Versicherung und Material. Hängen Sie den Beleg als PDF oder Foto an die Buchung, damit später niemand nach der Rechnung suchen muss.

Erfassen Sie das Ergebnis jeder Veranstaltung, indem Sie Einnahmen und Kosten in derselben Kategorie buchen. So sehen Sie hinterher, was eine Party wirklich eingebracht hat.
Geben Sie dem Kassenwart Schreibzugriff, während das übrige Komitee die Zahlen verfolgen kann.
Laden Sie eine PDF-Zusammenfassung des Zeitraums für Ihre Mitgliederversammlung, Ihre Gemeinde oder einen Sponsor herunter, der wissen möchte, wohin das Geld geflossen ist.

Nexpense ist ein Buchführungswerkzeug und keine Kasse: Es verwaltet keinen Thekenbestand und wickelt keine Zahlungen am Tresen ab. Sie tragen die Einnahmen nachträglich ein, und genau das braucht Ihre Abrechnung. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen.

Ein Schlüssel für jede Rolle und eine saubere Übergabe

Tabelle des Teamzugriffs mit Berechtigungen pro Modul für jedes Teammitglied

Geben Sie der Präsidentin vollen Zugriff, dem Kassenwart Schreibzugriff auf die Buchhaltung, der Veranstaltungsleitung die Kontrolle über den Kalender und den Helfern an der Tür nur den Scanner. Wechselt das Komitee, passen Sie die Rollen in einer Minute an. Register, Bücher und Kalender bleiben beim Club, und niemand muss ein Passwort teilen oder einen Laptop übergeben.

Mitgliederabende und ein schneller Check an der Tür

Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag bezahlt

Mitglieder zeigen ihre digitale Mitgliedskarte aus dem Portal oder legen sie in Apple Wallet ab. Bei einem Abend nur für Mitglieder scannt ein Helfer den QR-Code mit dem Handy und sieht sofort, ob die Person aktives Mitglied ist und ihr Beitrag bezahlt wurde. Mehr dazu unter QR-Code-Check-in.

Allen gleichzeitig dasselbe sagen

Senden Sie eine E-Mail an alle aktiven Mitglieder, an eine ausgewählte Gruppe oder an alle, die sich für die Veranstaltung am Samstag angemeldet haben: der Aufruf an Helfer, die neuen Öffnungszeiten oder die Erinnerung, einen Freund mitzubringen. Vornamen werden automatisch eingesetzt, jede Nachricht enthält einen Abmeldelink, und Sie behalten den Verlauf. Team und Mitglieder wählen ihre Sprache selbst, Deutsch, Französisch oder Englisch, und Portal und E-Mails folgen.

Ihre erste Woche mit Nexpense

Den Club registrieren
Legen Sie den Verein an, bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und hinterlegen Sie die Rechnungsdaten, damit aus dem Test später eine Rechnung werden kann.
Mitglieder erfassen
Tragen Sie die aktuellen Mitglieder ein und schalten Sie die Anmeldeseite für neue ein, mit nur den Fragen, die Sie wirklich brauchen.
Die nächste Veranstaltung planen
Legen Sie sie im Kalender an, setzen Sie die Kapazität und teilen Sie den Link in Ihrer Chatgruppe und in sozialen Netzwerken.
Das Komitee einladen
Geben Sie Kassenwart, Veranstaltungsleitung und Türteam den Zugriff, den sie brauchen, und nicht mehr.

Häufige Fragen

Ist Nexpense für Clubs des Jeunes gemacht?

Nexpense wird in Luxemburg für ehrenamtlich geführte Vereine entwickelt, und ein Jugendclub hat genau die Bedürfnisse, die es abdeckt: eine Mitgliederliste, Veranstaltungen mit Anmeldung, einfache Bücher und ein Komitee, das wechselt. Jede Funktion ist in jedem Paket enthalten.

Was kostet es für einen kleinen Club?

Das Starter-Paket deckt bis zu 50 aktive Mitglieder für einen festen Jahrespreis ab und enthält alle Funktionen. Starten Sie mit der kostenlosen 7-Tage-Testphase, ganz ohne Kreditkarte.

Können wir Tickets verkaufen oder an der Theke Zahlungen annehmen?

Nicht über Nexpense. Einnahmen aus Tickets und Theke erfassen Sie als Buchungen, und die Mitgliederliste zeigt, wer seinen Beitrag bezahlt hat. Eine Kasse oder Bestandsverwaltung gibt es nicht.

Lassen sich Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erfassen?

Ja. Das Team kann ein Mitglied ohne E-Mail-Adresse anlegen, und es erscheint in Register und Beitragsliste wie alle anderen.

Mehr Zeit für die Party, weniger für den Papierkram

Richten Sie Ihren Club in Minuten ein und haben Sie die nächste Veranstaltung, die Mitgliederliste und die Bücher an einem Ort.

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