Für Sportvereine

Mitgliederverwaltung für Sportvereine

Von Saisonbeiträgen und Trainingsanmeldung über Turnier-Wartelisten bis zum Check-in am Spieltag: Nexpense gibt Ihrem Verein einen Ort für alles, ohne dass eine Tabelle nötig wäre.

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Beiträge pro Saison
Wartelisten für Turniere
QR-Check-in am Spieltag

Was einen Sportverein im Alltag ausmacht

Ein Sportverein ist zugleich Gemeinschaft und kleiner Betrieb. Spieler kommen und gehen mit den Saisons, Beiträge werden zu Jahresbeginn fällig, Trainer müssen wissen, wer am Dienstag kommt, und die Kassenwartin muss wissen, wer noch offen ist. All das liegt meist an drei oder vier Orten, gepflegt von verschiedenen Ehrenamtlichen.

Nexpense führt diese Orte zusammen. Wer einen neuen Spieler anlegt, die Kassenwartin, die seinen Beitrag bucht, der Trainer, der das Training plant, und die Helferin am Eingang arbeiten mit denselben, aktuellen Informationen, jeweils nur mit dem Zugriff, den sie brauchen. Das Gesamtbild finden Sie in unserer Übersicht zur Mitgliederverwaltung.

Saisonbeiträge, die sich selbst verfolgen

Mitgliederregister mit Suche, Filtern und Kennzeichnung bezahlter und unbezahlter Beiträge

Legen Sie für jede Saison eine Finanzperiode an, markieren Sie eine Einnahmenkategorie als Mitgliedsbeitrag und buchen Sie Zahlungen auf das Mitglied. Die Mitgliederliste zeigt dann, wer für die Saison bezahlt hat und wer nicht, mit Fortschrittsbalken und einem Filter für offene Beiträge. Die Kassenwartin sieht das Gesamtbild, alle anderen sehen nur das Ergebnis.

Eine Finanzperiode pro Saison, mit Anfangsbestand und der Möglichkeit, sie zum Jahresende abzuschließen.
Kategorien für Beiträge, Sponsoring, Zuschüsse und Veranstaltungserlöse sowie für Platzmiete, Ausrüstung, Versicherung und Training auf der Ausgabenseite.
Belege als PDF oder Foto an der Buchung, damit zum Jahresende niemand nach der Rechnung suchen muss.
Eine PDF-Zusammenfassung der Periode für die Mitgliederversammlung.

Mehr dazu in unserem Ratgeber zu Mitgliedsbeiträgen.

Mannschaften, Trikotgrößen und alles andere, was Sie wissen müssen

Jeder Verein hat Daten, die kein Standardformular vorsieht: in welcher Mannschaft jemand spielt, welche Trikotgröße er hat, ob er eine Trainerlizenz besitzt. Mit eigenen Mitgliedsmerkmalen definieren Sie diese Felder einmal, wählen den Typ (Text, Zahl, Auswahl, Kontrollkästchen, Datum oder Datei) und sehen sie in jedem Profil. Markieren Sie ein Merkmal mit „auch bei der Anmeldung abfragen“, und neue Mitglieder beantworten es schon bei der Bewerbung.

Mitglieder, die keine E-Mail nutzen, etwa jüngere Spieler, können ohne Adresse erfasst werden. Sie erscheinen im Register und in der Beitragsliste wie alle anderen, und Sie erreichen die Familien so wie bisher.

Training, Spiele und Turniere mit echter Anmeldung

Termin mit 16 von 16 vergebenen Plätzen, einer Warteliste mit 3 Personen und einem öffentlichen Link

Geben Sie jeder Mannschaft einen eigenen farbigen Kalender, oder führen Sie einen für Trainings und einen für Spiele. Braucht ein Termin eine feste Teilnehmerzahl, schalten Sie die Anmeldung ein, legen die Kapazität fest und fügen Fragen wie Trikotgröße oder Essenswünsche hinzu. Mitglieder melden sich im Portal an. Ist der Termin voll, landen weitere Anmeldungen auf einer Warteliste, und sagt jemand ab, rückt die nächste Person automatisch nach.

Öffnen Sie Ihr Turnier für Gäste

Über einen öffentlichen Link können sich auch Personen anmelden, die keine Mitglieder sind, mit ihren Kontaktdaten, und sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Absagemöglichkeit. In Ihrer Teilnehmerliste erscheinen sie mit dem Hinweis „Extern“, unter denselben Regeln für Kapazität wie Mitglieder.

Jeder Kalender hat außerdem einen Abo-Link, damit Spieler und Eltern Ihre Termine in der Kalender-App verfolgen können, die sie ohnehin nutzen.

Check-in am Spieltag

Scan-Ergebnis auf dem Smartphone: aktives Mitglied, Beitrag bezahlt

Mitglieder zeigen den QR-Code aus dem Portal oder ihren Apple-Wallet-Pass, und eine Helferin am Eingang scannt ihn mit dem Smartphone. Innerhalb einer Sekunde zeigt der Bildschirm, ob die Person aktives Mitglied ist und ob ihr Beitrag für die laufende Saison bezahlt ist. Keine Liste, keine Schlange und kein Zugriff auf die Buchhaltung nötig. Siehe QR-Code-Check-in.

Die richtigen Leute erreichen, nicht alle

Senden Sie eine E-Mail an alle aktiven Mitglieder, an eine ausgewählte Gruppe oder an alle, die sich für das Turnier am nächsten Wochenende angemeldet haben. Vornamen werden automatisch eingesetzt, jede Nachricht enthält einen Abmeldelink, und Sie behalten einen Verlauf des Versands. Ihr Plan enthält ein monatliches Kontingent an Rundschreiben, von 300 im Starter-Plan bis 5.000 im Pro-Plan.

Häufige Fragen

Wie groß darf der Verein sein?

Die Pläne decken bis zu 500 aktive Mitglieder ab. Inaktive Mitglieder zählen nicht zum Limit, was Vereinen entgegenkommt, deren Kader sich jede Saison ändern.

Können Eltern ihre Kinder anmelden?

Ihre öffentliche Anmeldeseite erfasst die Angaben, die Sie festlegen, einschließlich eigener Fragen. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse kann das Team direkt anlegen.

Müssen wir zusätzliche Module kaufen?

Nein. Mitglieder, Buchhaltung, Kalender, E-Mail, Mitgliederportal und digitale Karten sind in jedem Plan enthalten.

Machen Sie Ihren Verein fit für die neue Saison

Richten Sie Ihren Verein ein, legen Sie Ihre Spieler an und verfolgen Sie die ersten Beiträge noch vor dem nächsten Training.

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