Mitgliederverwaltung für Vereine

Die meisten Vereine fangen gleich an: eine Mitgliederliste in einer Tabelle, ein Kassenwart mit einer eigenen Kontodatei, Anmeldungen zu Veranstaltungen in einer Chatgruppe und ein Stapel gedruckter Karten in der Schublade. Das funktioniert, bis die Person wechselt, die alles pflegt, ein Mitglied fragt, ob es schon bezahlt hat, oder der Vorstand für die Mitgliederversammlung eine Zahl braucht.

Eine Mitgliederverwaltung ersetzt diese verstreuten Teile durch ein einziges Register, auf das der ganze Vorstand mit passenden Rechten zugreifen kann. Sie hält fest, wer Ihre Mitglieder sind, ob der Beitrag bezahlt ist, an welchen Terminen sie teilnehmen und wie man sie erreicht. Eine gute Lösung gibt den Mitgliedern außerdem etwas zurück: einen Ort für ihre eigenen Daten und eine Karte, die ihre Mitgliedschaft belegt.

Bei der Beitragsverwaltung stoßen Tabellen meist an ihre Grenzen. In Nexpense ist ein Beitrag kein Häkchen, das jemand hoffentlich setzt: Er ist eine echte Einnahmenbuchung in einer Kategorie, die Sie als Mitgliedsbeitrag markiert haben, mit dem Mitglied verknüpft und einer Finanzperiode zugeordnet.

• Die Mitgliederliste zeigt für die gewählte Periode Bezahlt oder Unbezahlt sowie einen Fortschrittsbalken wie „27 von 36 bezahlt“.
• Mit einem Klick sehen Sie nur die Mitglieder mit offenem Beitrag, bereit für eine Erinnerung per E-Mail.
• Am Eingang zeigt eine gescannte Karte den Beitragsstatus der offenen Periode, auch für Helfer ohne Zugriff auf die Buchhaltung.
• Zum Jahresende laden Sie eine PDF-Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie für Ihren Jahresbericht herunter.

Nexpense erfasst Zahlungen, es zieht sie nicht online ein. Ihre Mitglieder zahlen weiter per Überweisung oder bar wie bisher, und Ihre Kassenwartin oder Ihr Kassenwart bucht die Zahlung einmal.

1. 1Kann ein technisch ungeübter Ehrenamtlicher es am ersten Tag nutzen? Lassen Sie die Testphase von der Person durchlaufen, die es am meisten verwenden wird.
2. 2Verbindet es Beiträge mit Mitgliedern? Eine Beitragsliste getrennt von der Mitgliederliste ist nur eine weitere Tabelle.
3. 3Können Sie steuern, wer was sieht? Kassenwart, Organisator und Eingangshelfer brauchen unterschiedliche Rechte.
4. 4Deckt es Termine und E-Mail ab? Weniger Werkzeuge bedeuten weniger Stellen, an denen Daten veralten.
5. 5Was bekommen die Mitglieder? Ein Portal und eine digitale Karte entlasten Sie und machen die Mitgliedschaft greifbar.
6. 6Wo liegen die Daten, und können Sie gehen? Achten Sie auf Hosting in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Möglichkeit, alles zu löschen.
7. 7Ist der Preis planbar? Ein Jahrespreis nach aktiven Mitgliedern, mit allen Funktionen inklusive, lässt sich leicht budgetieren.