Mitgliederverwaltung für Studierendenvereine

Luxemburgs studentische Cercles werden von Studierenden für Studierende geführt: ein Cercle für eine Universitätsstadt, eine Studienrichtung oder eine gemeinsame Herkunft, mit Willkommensparties, Ausflügen, Mitgliederversammlungen und alltäglichen Treffen. Viele gehören zur ACEL, dem Dachverband der Luxemburger Studierenden-Cercles. Unabhängig von der Größe teilen alle denselben Rhythmus: ein jedes Jahr gewähltes Komitee, Mitglieder, die auf Universitäten und Länder verteilt sind, und eine Kassenwartin, die bei der Mitgliederversammlung die Bücher vorlegen muss.

• Ihre drei Sprachen. Komitee und Mitglieder wählen Deutsch, Französisch oder Englisch, und Portal, Anmeldeformular und E-Mails folgen. Niemand übersetzt von Hand.
• Eine saubere jährliche Übergabe. Geben Sie jedem Komiteeposten einen eigenen Zugriff und entziehen Sie ihn mit einem Klick, wenn das Mandat endet. Register, Bücher und Kalender bleiben beim Cercle.
• Mitglieder überall. Mitglieder brauchen nur einen Browser: Studierende im Ausland pflegen ihre Daten selbst, melden sich zu Ausflügen an und zeigen ihre Karte auf dem Smartphone.
• Kleine Budgets. Die Pläne richten sich nach aktiven Mitgliedern, und alle Funktionen sind vom ersten Tag an enthalten, ein kleiner Cercle zahlt also nie für Ungenutztes.
• In Europa gebaut und gehostet. Nexpense wird in Luxemburg entwickelt, die Hauptverarbeitung findet im Europäischen Wirtschaftsraum statt, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt für Ihr Komitee bereit.

Finanzperioden haben Namen und Daten Ihrer Wahl, eine Periode kann also von September bis August laufen und 2026/27 heißen. Schließen Sie die alte Periode am Jahresende, eröffnen Sie die nächste und behalten Sie die Historie. Die Mitgliederliste kann zeigen, wer bis zum Ende einer Periode beigetreten war, was Übergabe und Jahresberichte deutlich leichter nachvollziehbar macht.

1. 1

   Verein registrieren

   Legen Sie den Verein an, bestätigen Sie Ihre E-Mail und ergänzen Sie die Rechnungsdaten, damit aus der kostenlosen Testphase bei Bedarf eine Rechnung werden kann.

2. 2

   Anmeldeseite einrichten

   Schalten Sie die öffentliche Anmeldung ein, schreiben Sie eine zweizeilige Einleitung und fügen Sie nur die Fragen hinzu, die Sie wirklich brauchen, etwa Fakultät und Studienjahr.

3. 3

   Komitee einladen

   Geben Sie jedem Posten den passenden Zugriff, damit die Kassenwartin die Bücher und der Veranstaltungsbeauftragte den Kalender sieht.

4. 4

   Link teilen

   Veröffentlichen Sie den Anmeldelink dort, wo Studierende ohnehin sind, und prüfen Sie die ersten Anträge gemeinsam bei Ihrer nächsten Sitzung.