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FAQ

Häufige Fragen

Alles, was Vorstände üblicherweise fragen, bevor sie sich für eine Mitgliederverwaltung entscheiden, von der ersten Woche bis zum Datenschutz. Fehlt etwas? Wir helfen gern.

Nexpense-Dashboard mit aktiven Mitgliedern, Einnahmen und Ausgaben des Monats und Saldo

Erste Schritte

Wie fangen wir an?

Registrieren Sie Ihren Verein mit Namen, einer Kurzadresse (Slug), Ihrer E-Mail und einem Passwort. Sie bestätigen Ihre E-Mail, und Ihr Dashboard ist bereit. Die Einrichtungs-Checkliste führt Sie durch das Anlegen des ersten Mitglieds, die Rechnungsadresse und die Einladung Ihres Teams.

Wie lange dauert die Testphase, und brauchen wir eine Kreditkarte?

Die Starter-Testphase dauert 7 Tage und hat vollen Zugriff. Eine Kreditkarte ist nicht nötig.

Können wir unsere bestehende Mitgliederliste importieren?

Ein Massenimport ist noch nicht Teil des Produkts. Sie legen Mitglieder einzeln an, oder sie bewerben sich über Ihre öffentliche Anmeldeseite. Haben Sie eine große Liste, kontaktieren Sie uns, und wir suchen den besten Weg für Ihren Start.

Wie viele Personen aus dem Vorstand können es nutzen?

So viele, wie Sie brauchen. Teammitglieder sind weder begrenzt noch einzeln berechnet, und jedes hat eigene Berechtigungen.

Mitglieder, Portal und Karten

Wie melden sich Mitglieder an?

Das Team lädt Mitglieder mit E-Mail-Adresse ein; jedes Mitglied legt ein Passwort fest und bestätigt seine E-Mail. Jeder Verein hat eine eigene Anmeldeseite, Passwörter werden also nie über Vereine hinweg geteilt.

Was ist eine digitale Mitgliedskarte?

Eine Seite im Mitgliederportal mit einem QR-Code, der das Mitglied kennzeichnet. Mehr dazu auf unserer Seite zur digitalen Mitgliedskarte.

Brauchen Mitglieder eine App?

Nein. Das Portal ist eine responsive Website, die auf jedem Smartphone, Tablet und Computer funktioniert. iPhone-Nutzer können die Karte außerdem zu Apple Wallet hinzufügen. Siehe Mitgliedskarte in Apple Wallet.

Können Android-Nutzer die Karte zu Google Wallet hinzufügen?

Derzeit nicht. Android-Nutzer zeigen die Karte aus dem Mitgliederportal in ihrem Browser.

Wie funktioniert das Scannen, und braucht es Internet?

Das Team scannt den QR-Code mit der Smartphone-Kamera, und das Mitglied wird live nachgeschlagen. Das Gerät des Teams braucht eine Verbindung. Siehe QR-Code-Check-in.

Können Personen, die keine Mitglieder sind, sich zu Terminen anmelden?

Ja. Aktivieren Sie die öffentliche Anmeldung für einen Termin, dann können sich Gäste über einen Link anmelden und erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit Absagelink.

Beiträge, Buchhaltung und Abrechnung

Können Mitglieder ihren Beitrag über Nexpense zahlen?

Nicht online. Sie erfassen Zahlungen, die per Überweisung oder bar eingehen, und können auf Ihrer Anmeldeseite Zahlungshinweise anzeigen.

Woher weiß Nexpense, wer bezahlt hat?

Eine Beitragszahlung ist eine Einnahmenbuchung in einer Mitgliedsbeitrags-Kategorie, mit dem Mitglied verknüpft, als erledigt markiert und in der Periode datiert. Die Mitgliederliste zeigt das automatisch.

Bekommen wir einen Jahresbericht?

Sie können für jede Finanzperiode eine PDF-Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie herunterladen.

Was kostet es?

Ab 79 € pro Jahr für bis zu 50 aktive Mitglieder, mit allen Funktionen in jedem Plan. Siehe Preise.

Was passiert, wenn die Testphase endet?

Ihr Verein bleibt im Lesemodus zugänglich, bis Ihre erste Zahlung verbucht ist. Nichts wird gelöscht.

Datenschutz, Sicherheit und Hosting

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Die Hauptverarbeitung findet im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Nexpense wird von NexClass in Luxemburg entwickelt und betreut.

Ist Nexpense DSGVO-konform?

Wir entwickeln für die DSGVO: Vereine sind voneinander getrennt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zur Registrierung, Mitglieder können sich abmelden, und Sie können alles löschen. Ihr Verein bleibt für seine eigene Rechtsgrundlage verantwortlich.

Wer kann unsere Mitglieder sehen?

Nur die Personen, die Sie einladen, gemäß den von Ihnen festgelegten Berechtigungen. Für den Support kann ein Nexpense-Administrator Ihren Verein über eine klar gekennzeichnete Support-Sitzung öffnen.

Können wir unsere Daten löschen?

Ja. Teammitglieder mit Vollzugriff können den Verein und alle Daten in den Einstellungen dauerhaft löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Sprachen und technische Fragen

Welche Sprachen gibt es?

Deutsch, Französisch und Englisch für das gesamte Produkt, einschließlich E-Mails und Mitgliederportal.

Müssen wir etwas installieren?

Nein. Nexpense läuft im Browser auf Computer und Smartphone, es gibt also nichts zu installieren oder zu aktualisieren.

Ist die Website barrierearm?

Wir bauen auf einer Grundlage nach WCAG 2.2 AA: Tastaturbedienung, sichtbarer Fokus, Sprunglinks und beschriftete Bedienelemente.

Wen kontaktieren wir bei Fragen?

Nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Startseite, wir melden uns bei Ihnen.

Noch eine Frage offen?

Schreiben Sie uns, oder starten Sie die Testphase und überzeugen Sie sich selbst.

7 Tage kostenlos · Keine Kreditkarte nötig