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Nexpense

Für gemeinnützige Organisationen und NGOs

Mitgliederverwaltung für gemeinnützige Organisationen und NGOs

Geldgeber, Mitglieder und Behörden erwarten, dass Sie wissen, wohin das Geld fließt, und dass Sie sorgsam mit Daten umgehen. Nexpense gibt ehrenamtlich geführten Organisationen ein klares Register, saubere Bücher und sorgfältige Kommunikation.

7 Tage kostenlos testenHäufige Fragen lesen
  • Belege an jeder Buchung
  • Gehostet im EWR
  • Rollen für Ehrenamtliche
Buchhaltung mit Summen für Einnahmen und Ausgaben und einer Buchungstabelle

Rechenschaft beginnt mit ordentlichen Unterlagen

Gemeinnützige Organisationen werden an ihrer Transparenz gemessen. Ein Förderbericht verlangt die Einnahmen nach Quelle, ein Vorstandsmitglied fragt, wie viel ins Sommerprogramm geflossen ist, die Mitgliederversammlung will den Jahresabschluss genehmigen. Liegen die Zahlen in einer privaten Tabelle und die Belege in einem Schuhkarton, kostet jede Frage einen Abend.

Nexpense hält Mitglieder und Geld in einem System, sodass die Antworten einen Klick entfernt sind. Die vollständige Liste finden Sie auf unserer Funktionsseite.

Einfache Buchführung für ehrenamtliche Kassenwarte

Buchhaltung mit Summen für Einnahmen und Ausgaben und einer Buchungstabelle

Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben pro Finanzperiode, ordnen Sie jede einer Kategorie zu, etwa Zuschüsse, Spenden, Mitgliedsbeiträge, Projektkosten oder Versicherung, und hängen Sie den Beleg als PDF oder Foto an. Ziehen Sie eine Datei auf die Buchungstabelle, und eine neue Ausgabe öffnet sich mit bereits angehängtem Beleg. Belege werden privat gespeichert und nur für Personen mit Zugriff angezeigt.

  • Anfangsbestand pro Periode, mit stets sichtbarem Schlusssaldo.
  • Filter nach Periode, Typ, Kategorie oder Freitext, und Verknüpfung einer Buchung mit einem oder mehreren Mitgliedern.
  • PDF-Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie für die Periode, bereit für Jahresbericht oder Geldgeber.
  • Markieren Sie Buchungen als offen oder erledigt, wenn Zahlungen eingehen.

Klare Rollen für Ehrenamtliche, Vorstand und Prüfer

Tabelle des Teamzugriffs mit Berechtigungen pro Modul für jedes Teammitglied

Gemeinnützige Organisationen leben von vielen Händen mit unterschiedlichen Aufgaben. Mit Nexpense vergeben Sie Zugriff pro Modul, sodass jede Person sieht, was ihre Rolle braucht, und nichts darüber hinaus.

  • Kassenwart: Schreibzugriff auf die Buchhaltung und Lesezugriff auf die Mitglieder.
  • Mitgliederbeauftragte: Schreibzugriff auf Mitglieder, kein Zugriff auf die Buchhaltung.
  • Veranstaltungsleitung: Zugriff nur auf Termine oder voller Kalenderzugriff.
  • Prüfer oder Berater: Lesezugriff auf Mitglieder und Buchhaltung, nichts Bearbeitbares.
  • Vorsitz: Vollzugriff, einschließlich Einladen und Entfernen von Teammitgliedern.

Ändern sich die Rollen nach einer Wahl, passen Sie die Rechte an einer Stelle an. Niemand muss ein Login teilen oder eine exportierte Tabelle herumreichen.

Mitglieder, Ehrenamtliche und Unterstützer in einem Register

Nicht jede Person, die zu Ihrer Organisation gehört, ist ein zahlendes Mitglied. Nutzen Sie Status und eigene Merkmale, um Mitglieder, Ehrenamtliche und Unterstützer zu unterscheiden, und erfassen Sie, was Ihnen wichtig ist: eine Rolle, ein Projekt, eine Sprache oder eine Einwilligung. Mitglieder pflegen ihre Daten im Portal selbst, das hält Ihr Register ohne zusätzlichen Aufwand aktuell.

Über eine öffentliche Anmeldeseite können sich neue Personen online bewerben. Sie prüfen jeden Antrag, fügen Ihre Bedingungen hinzu und zeigen Zahlungshinweise für den Mitgliedsbeitrag an.

Sorgfältig mit den Daten von Menschen

Nexpense wird in Luxemburg entwickelt und betreut, die Hauptverarbeitung findet im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Die Daten jedes Vereins sind auf Datenbankebene getrennt, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zur Registrierung. Teamrechte begrenzen, wer was sieht, Passwörter werden gehasht gespeichert und E-Mail-Adressen bestätigt.

  • Jedes Rundschreiben enthält einen Abmeldelink, und Mitglieder, die sich abmelden, werden künftig ausgeschlossen.
  • Vor dem Senden bestätigt das Team, dass eine Rechtsgrundlage besteht, und eine Abmeldung zu übergehen verlangt eine ausdrückliche, gesonderte Bestätigung.
  • Versandinhalte werden nach 12 Monaten gelöscht, die Metadaten bleiben erhalten.
  • Sie können Ihren Verein und alle Daten in den Einstellungen dauerhaft löschen.

Dies beschreibt die Werkzeuge und ist keine Rechtsberatung. Ihre Organisation bleibt für ihre eigene Rechtsgrundlage und ihre Unterlagen verantwortlich.

Termine, Sitzungen und Kalender für Ehrenamtliche

Monatskalender mit Komiteesitzungen, Ausflügen und Partys

Planen Sie Versammlungen, Workshops und Benefizveranstaltungen in gemeinsamen Kalendern. Die Anmeldung mit Kapazität und Warteliste ist eingebaut, und über einen öffentlichen Link können sich Gäste ohne Konto anmelden. Mitglieder können einen Kalender-Feed in der App abonnieren, die sie ohnehin nutzen.

Häufige Fragen

Ist Nexpense ein Spendenverwaltungssystem?

Nein. Es verwaltet Mitglieder, Bücher und Termine. Spenden können Sie als Einnahme in einer Kategorie Ihrer Wahl erfassen, aber es stellt keine Spendenquittungen aus und führt keine Spendenkampagnen.

Können wir einem Prüfer Lesezugriff geben?

Ja. Legen Sie ein Teamkonto mit Lesezugriff auf Mitglieder und Buchhaltung an, ohne Recht, etwas zu ändern.

Wo werden unsere Daten gehostet?

Die Hauptverarbeitung findet im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Details finden Sie in den häufigen Fragen und in unserer Datenschutzerklärung.

Weniger Verwaltung, mehr Mission

Testen Sie Nexpense sieben Tage kostenlos. Laden Sie Kassenwart, Koordinatorin und Vorstand ein.

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